Pixi Doku

h1. Kundenservice

Aufträge in Pixi ab *%{color:red}975963%*. Einführung Pixi am 05.09.2018.

(kleinere Nummern weiterhin im Effi)

{{toc}}

h2. Proformarechnung/Vorabrechnung

Um einem Kunden eine Proformarechnung bzw. Vorabrechnung zukommen zu lassen, geht ihr bitte wie folgt vor:

* sucht die *Bestellnr. pixi** aus der Kundenservice-App im Reiter Bestellungen (unsere EW-Nummern usw. funktionieren NICHT)

* öffnet *Berichte* !berichte.jpg! (am einfachsten über den bereits geöffneten Kundenservice, oben das vierte Symbol !berichte.jpg! von rechts)

** => Kundenspezifische Berichte

** => Kundenservice (kundenspezifisch)

** => Proforma-Rechnung

* jetzt könntet ihr euch mit der *Bestellnr. pixi** aus dem ersten Schritt eine Proforma-Rechnung anzeigen lassen

* speichert diese Rechnung abschließend als PDF (z.B. als _vorabrechnung-EW1213413.pdf_ (je nach Bestellnummer))

** *Speichern* Icon (oben etwa in der Mitte der Berichte-App) 

** Auswahl von *PDF document (<notextile>*</notextile>.pdf)* unter *Dateityp* 

** Dateiname eingeben, Speicherort auswählen und speichern

Die PDF könnt ihr nun z.B. mit Zahlungsinfos an den Kunden schicken, ...

Falls ihr die Bestellung selbst anlegt, müsst ihr darauf achten, dass die Bestellung am Ende den *Status* *Halten* hat. 

Deshalb bieten sich als *Zahlart* entweder *Vorkasse* oder *PayPal* an, weil der Status am Ende - nachdem ihr *Bestellung speichern* klickt - automatisch auf *Halten* springt.

Für *PayPal* sollte der Kunde beim Bezahlen an <notextile>paypal@elbenwald.de</notextile> die Bestellnummer als Nachricht bzw. Kommentar eintragen. 

Falls ihr einen Rabatt (z.B. 3%) vereinbahrt, dann hinterlegt ihr diesen bitte bei jedem Artikel (Spalte Rabatt). Dieser ist dann auch auf der Proforma-Rechnung zu sehen.

Auf der Proforma-Rechnung sind Informationen wie _Umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung..._ noch nicht enthalten. Dies ist dann erst bei der "echten" Rechnung der Fall.

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h2. Rechnung ohne Warenfluss

Ist zum Beispiel dann nötig, wenn eine Bestellung durch euch bereits storniert wurde und diese später doch noch von DHL an den Kunden ausgeliefert wird.

* die Bestellung die ihr in Rechnung stellen wollt in der Kundenservice-App neu anlegen (falls es eine stornierte Bestellung gibt, könnt ihr euch an dieser orientieren)

* als Zahlart wählt ihr immer *Offene Rechnung*

* kopiert euch anschließend die *Bestellnr. pixi** 

* und gebt die Bestelllung über *Freigeben* frei

* öffnet *Versand* !versand.jpg! (am einfachsten über den bereits geöffneten Kundenservice, oben das dritte Symbol !versand.jpg! von rechts)

* Reiter *Direkter Rechnungsdruck*

** => Suche

** => *Fields* auf *Bestellnr.* und anschließend *By Value* auswählen (es bleibt ein Feld übrig)

** => bei *Field Value* die kopiert *Bestellnr. pixi* eintragen und Ok

** => es sollte nur noch eure angelegte Bestellung erscheinen

** => Häkchen hinten rechts in der Zeile neben Auf Pickliste setzen 

** => *Erstelle Rechnungen* auswählen (noch *NICHT* auf OK)

** => als nächstes wird die Nummer der erzeugten Rechnung gebraucht

** => diese findet ihr unten im Bereich bei Bestellzeilen (ganz rechts)

** => notiert euch diese bevor ihr auf OK klickt 

* jetzt in den Reiter *SHIP OUT* wechseln

** => bei *Versandart* (rechts) stellt ihr bitte *Selbstabholer* ein

** => bei *Box Nr.* (links) tragt ihr die Rechnungsnummer ein (_falls ihr die Rechnungsnummer nicht habt, könnt ihr euch diese aus der Kundenservice-App holen_)

** => mit Enter (_wundert euch nicht über den roten Bildschirm, wichtig ist das OK bei Aktion_) wechselt die Bestellung in den Status CLOSED

Ihr habt außerdem die Möglichkeit auf der Rechnung einen Text anzeigen zu lassen. Zum Beispiel mit einem Hinweis für den Kunden, warum er eine Rechnung bekommt. Dazu schreibt ihr eure Nachricht einfach in das Feld *Kommentar aus Shop* (Reiter *Bestellungen* => Reiter *Allgemein*).

Jetzt könnt ihr die Rechnung drucken, an den Kunden schicken, ...

Meldet euch bitte, falls noch Punkte/Schritte offen sind.

*Was wir in jedem Fall noch klären müssen:*

* gehen auch andere Zahlarten

* wie vermeiden wir, dass Artikel auf einer Pickliste landen

* Zusammenspiel mit Proforma-Rechnung (auf halten setzen und Versandsperre (aber wie wiederfinden)?)

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h2. Spezialfall: Innergemeinschaftliche steuerfreie Lieferung 

Die folgenden Schritte sind nötig, wenn euch beispielsweise ein Kunde aus Österreich mitteilt, dass er Firmenkunde ist und eine Ust-Id hat:

* die ursprüngliche Bestellung (falls es eine gibt) muss storniert,

* der *Firmenname* und die *Ust-Id* muss in Pixi unter *Kundendetails* hinterlegt (bei Zahlungsinformationen)

* und die stornierte Bestellung muss als *B2B* Bestellung über *Neue Bestellung* neu angelegt werden

Bitte achtet darauf, dass der *Bestelltyp* *B2B* sein muss.

*ACHTUNG* bei den *Versandkosten*:

|_.Land|_.Bestellung|_.Versandkosten|

|Österreich|enthält *keine* Bücher (oder andere mit 10% besteuerte Artikel)|4,92|

|Österreich|enthält *nur* Bücher (oder mit 10% besteuerte Artikel)|5,36|

|Österreich|mit 10% und 20% besteuerten Artikeln)|in der Buchhaltung erfragen|

Für Anfragen aus anderen Ländern bitte ebenfalls erst mal fragen, danach können wir hier Ergänzungen vornehmen.

Jetzt könnt ihr dem Kunden zum Beispiel über eine Proforma-Rechnung den Rechnungsbetrag mitteilen usw. Hat der Kunde bereits bezahlt, bekommt er vermutlich noch Geld zurück.

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h2. Bestellungen, Bestellnummern, usw.

table{width:100%}.

|_.Art der Bestellung|_.Shop (Pixi)|_.Format der Bestellnr. Shop|_.Hinweis|

|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>|<notextile>EWS www.elbenwald.de</notextile>| *EW975964* ||

|<notextile>www.elbenwald.de</notextile> mit *Gutschein zum Ausdrucken*|<notextile>EWS www.elbenwald.de</notextile>| *ED976914* |enthält die Bestellung weitere Artikel (z.B. eine Tasse), so gibt es auch Bestellnr. Shop *EW976914*|

|<notextile>www.elbenwald.de</notextile> *Click&Collect*|<notextile>ECC Click&Collect</notextile>| *EWSMU-PA201809041915* |im Reiter *Allgemein* unter *Kommentar aus Shop* finden sich die Details zu den Einzelaufträgen|

|Amazon (MFN)|<notextile>ADE Amazon.de</notextile>|||

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h2. Farben und Symbole bei Bestellungen/Artikeln

Was bedeuten die verschiedenen Farben und Symbole bei:

* "Bestellungen":https://help.pixi.eu/status-von-kundenbestellungen$StatusvonBestellungen

* "Artikeln":https://help.pixi.eu/status-von-kundenbestellungen$StatusvonBestellzeilen

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h2. Ersatzlieferungen

Vorgehen beim Anlegen eines Ersatzauftrages:

* zuerst prüfen, ob der Kunde bereits existiert (das sollte in der Regel der Fall sein; nur bei Altaufträgen von Effi kommt das aktuell noch vor)

* *%{color:red}ACHTUNG%* bitte aufpassen: der Kunde muss im richtigen *Shop* angelegt sein (bei euch in 99% der Fälle *EWS*)

* ist der Kunde gefunden, in den Reiter *Bestellungen* (F7) wechseln

* jetzt kann über den Button *Neue Bestellung* eine neue Bestellung angelegt werden

** Bestelltyp: *B2C*

** jetzt die Artikel der Bestellung hinzufügen und die Preise anpassen

** zuerst *Endpreis Brutto* dann *Bruttopreis* anpassen (Doppelklick in die Zeile, 0 tippen und mit Enter bestätigen)

** *%{color:red}ACHTUNG:%* Wenn die Bestellung alle Artikel enthält, in den Reiter *Allgemein* wechseln und zuerst die *Zahlart* auf *Ersatzlieferung* umstellen

** und ebenfalls im Reiter *Allgemein* dann noch *Zahlungsdaten* UND *Versandadresse* kontrollieren

* zum Schluß *Bestellung speichern*

h3. Österreich

Ein typische Adresse in Österreich lautet z.B.:

*1070 Wien, Kaiserstraße 53, Stiege 2, Tür 19*

und die *Kurzform* dazu wäre:

*Kaiserstraße 53/2/19*

Wenn eine solche Adresse in einem Ersatzauftrag einzutragen ist, dann verwendet bitte die *Kurzform* wie folgt:

!http://infotool.elbenwald-gmbh.de/kundenservice/pixi-oesterreich-hinweis.png!

h3. Packstation

Die Angaben könnten beispielsweise lauten:

Herr Max Mustermann

Packstation 123

52101234

12345 Musterstadt

*Packstation* *%{color:red}1%* (ins Feld Straße)

*Nummer der Packstation* *%{color:red}2%* (in unserem Beispiel also *123* ins Feld Nr.)

*Kundennummer* *%{color:red}3%* (in unserem Beispiel also *52101234* ins Feld Firma)

!http://infotool.elbenwald-gmbh.de/kundenservice/pixi-packstation-hinweis.png!

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h2. Artikelverfügbarkeit

Hier wird erklärt, wir ihr herausfindet, ob ein Artikel:

* bei uns auf Lager ist

* nachbestellt ist

* in der 2. Wahl liegt (z.B. um nur ein bestimmtes Teil nachzuschicken)

Um diese Infos zu erhalten, müsst ihr die !http://infotool.elbenwald-gmbh.de/kundenservice/button-artikelinfo.png! des entsprechenden Artikels aufrufen:

* Kundenservice-App: Artikel ist in einer Bestellung/Rechnung ausgewählt

* Lager-App: den Artikel über das Feld Barcode suchen

Habt ihr die Artikelinfo geöffnet, aktiviert im Reiter **Allgemein** unter **Lagerort(e) dieses Artikels** bitte das Häkchen bei **Zeige alle Lagerorte** *%{color:red}1%* (falls noch nicht geschehen).

Danach sollte ihr eine ähnliche Anzeige wie bei *%{color:red}2%* sehen.

!http://infotool.elbenwald-gmbh.de/kundenservice/pixi-artikelinfo.png!

Für euch relevant ist vor allem **Location** und **Lagerplatz**. Ist die Menge 0, ist entsprechend kein Eintrag zu sehen.

|_.Location|_.Bedeutung|_.Hinweis|

|001|Artikel kann direkt verpackt werden||

|002|Artikel liegt im Nachfüllbereich|Artikel muss in **Location 001** umgelagert werden (geschieht eigentlich automatisch)|

|005|Artikel liegt im Nachfüllbereich|Artikel muss in **Location 001** umgelagert werden (geschieht eigentlich automatisch)|

|003|Artikel wurde von der Retourenabteilung bearbeitet|hier ist für euch der Lagerplatz **2.Wahl** relevant|

Gibt es bei **Lagerort(e) dieses Artikels** keinen Eintrag, wechselt bitte in den Reiter **Lieferantenbestellungen**. 

Wenn hier eine ähnliche Anzeige wie unter *%{color:red}3%* zu sehen ist, wisst ihr, dass der Artikel nachbestellt ist (kommuniziert das **geschätzte Lieferdatum** gegenüber dem Kunden vorsichtig, weil es hier auch noch zu Änderungen kommen kann). 

Findet sich auch hier kein Eintrag, so ist momentan nicht abzusehen, ob der Artikel noch mal rein kommt.

!http://infotool.elbenwald-gmbh.de/kundenservice/pixi-artikelinfo-lieferantenbestellung.png!

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h2. Retourenbearbeitung

Allgemein lässt sich festhalten, dass immer zuerst die *Spezialfälle* – die beispielsweise einen zweiten Versand erfordern – abgearbeitet werden sollten und danach die Standardfälle (bei denen nur Geld zurückerstattet wird).

*Spezialfälle* ergeben sich entweder aus dem Retourengrund. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein Kunde einen defekten Artikel zurückschickt und ihr einen zweiten Versand veranlassen müsst. Des Weiteren markiert die Retourenabteilung Rücksendungen direkt als Spezialfall (z.B. wenn ein Kunde angibt, dass ein Artikel gefehlt hat).

Die Fälle die durch die Retourenabteilung direkt als Spezialfall markiert werden, erkennt ihr am roten Ausrufezeichen: !markierung-spezialfall.png!

Um nun zuerst genau diese *Spezialfälle* abzuarbeiten, geht ihr bitte wie folgt vor:

* öffnet die Liste der Retouren in der "Pixi Web-Oberfläche":https://web.pixi.eu/Return/

* auf der rechten Seite stellt ihr bitte folgendes ein:

** bei *Erstelldatum* unter *bis* das Datum des Vortages

** bei *Status* muss *EGT* stehen (EGT bedeutet eingetroffen und noch nicht bearbeitet) 

Wenn ihr auf *Suche* klickt, erscheinen alle Retouren, die noch nicht bearbeitet wurden.

Jetzt stellt ihr der Reihe nach folgendes ein und bearbeitet jeweils die Fälle einzeln (je nachdem was genau ihr dem Sonderfall entnehmen könnt, veranlasst ihr in diesen Fällen zum Beispiel einen zweiten Versand). 

* Spezialfall: Ja

* Retourengrund: defekt

* Retourengrund: Empfänger unbekannt

* Retourengrund: nicht abgeholt

* Retourengrund: Versandbedingungen (_Packstation voll_ oder _Paket passt nicht in Packstation_)

* (Retourengrund: _falsch geliefert_ und _Artikel fehlt_ (bereits über _Spezialfall: Ja_ abgedeckt))

*Achtung*: nachdem ihr _Spezialfall: Ja_ abgearbeitet habt, müsst ihr diese Einstellung wiedr zurück auf _Alle_ stellen.

Stellt jetzt *Retourengrund* wieder auf *Alle* (bei *Erstelldatum* unter *bis* weiterhin den Vortag und *Status* immer noch *EGT*).

Weiter geht es unter *Zahlart* mit:

* Amazon Payments

* Payolution Rechnung

* PayPal

* HP Kreditkarte

*Wichtig* ist an dieser Stelle nur noch, ob die *Bestellung einen Gutschein* beinhaltete.

Falls nicht, dann *Retoure gutschreiben* => *Keine SEPA-Transaktion erstellen* => *Gutschrift erstellen*

Falls ein Gutschein enthalten war, müsst ihr erst noch über die Kundenservice-App prüfen, wieviel der Kunde zurückbekommt...

Übergangsweise wählt ihr aktuell auch bei folgenden Zahlarten noch *Keine SEPA-Transaktion erstellen* aus und stimmt mit der Buchhaltung einen manuelle Rückerstattung ab:

* Barzahlen

* Nachnahme

* (Vorkasse)

* (Sofortüberweisung)

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h2. Zahlungsarten

table{width:100%}.

|_.Name der Zahlart|_.Wofür|_.Hinweis|

|Amazon||Bestellungen von Amazon, die wir verschicken|

|Amazon Payments|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>||

|Bar|Selbstabholer||

|Barzahlen|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>|nur über den Onlineshop, *keine* Anbindung an Pixi|

|Ersatzlieferung|<notextile>www.elbenwald.de</notextile> (speziell Kundensupport)|z.B. bei Tasse kaputt angekommen|

|FBA||für euch nicht von Bedeutung (unsere Lieferungen an Amazon)|

|HP Kreditkarte|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>|über das BIP-Portal (Heidelpay)|

|Nachnahme|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>||

|Offene Rechnung||für euch nicht von Bedeutung (Pixi-Standard)|

|Payolution Rechnung|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>|Kauf auf Rechnung|

|PayPal|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>||

|Sofortüberweisung|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>|*ab sofort* über das BIP-Portal (Heidelpay)|

|Store|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>|*Click&Collect* und unsere Store-Belieferung|

|Vorkasse|<notextile>www.elbenwald.de</notextile>||

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h2. Gutscheine zum Ausdrucken

h3. Wurde der Gutschein bereits verschickt?

* @Shopware@ => entsprechende Bestellung öffnen => Reiter: Status History => Gutschein verschicken (PDF) (bei Aktueller Bestellstatus)

* findet sich dieser Status nicht, weitere Prüfung (z.B. könnte es sein, dass das Geld von PayPal noch nicht freigegeben wurde)

h3. Wie kann der Gutschein erneut versendet werden?

* zuerst prüfen, ob im Reiter @Status History@ Zeile *Gutschein verschicken (PDF)* enthalten ist

* über @Shopware@ => entsprechende Bestellung öffnen => Reiter: @Dokumente@ 

** falls die hinterlegte Mail-Adresse richtig ist kann erneut eine Mail geschickt werden (mit dem Button ganz rechts)

** andernfalls kann die PDF über Klick auf "Geschenkgutscein 000........" heruntergeladen werden und an eine alternative Mailadresse geschickt werden

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h2. Tastaturkürzel

!http://infotool.elbenwald-gmbh.de/kundenservice/pixi-kundenservice-tasten-web.png!

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